Contact
Last updated
Last updated
Fitur kontak memungkinkan pemilik bisnis untuk mengelola informasi kontak customer yang memiliki berbagai saluran komunikasi.
Fitur ini memastikan agen memiliki akses ke data terpusat dari semua informasi kontak customer.
Fitur ini memungkinkan bisnis untuk mengelompokkan data kontak berdasarkan segmen tertentu, misalnya Bisnis ingin mengelompokkan data kontak berdasarkan layanannya, "Pengguna Prioritas" untuk data kontak yang dirasa paling sering melakukan inquiry, dan sebagainya.
Bisnis dapat melihat data kontak yang ada di dalam suatu grup yang telah dibuat dengan mengakses melalui tombol Contact Group pada halaman Menu Contact.
Dalam menu Contact Group, bisnis bisa melihat data kontak yang ada di masing-masing grup.
Untuk menambahkan Grup saat ini dapat dilakukan ketika menambahkan ataupun mengubah data kontak dengan cara mengetikkan nama grup nya pada kolom Groups kemudian tekan Enter maka grup tersebut akan tersimpan sebagai data grup baru.
Untuk melihat informasi detail dari kontak, Anda dapat mengaksesnya dengan menekan salah satu item kontak yang ingin Anda lihat detailnya.
Isi dari detail contact adalah informasi-informasi mengenai customer tersebut yang telah Anda masukkan ketika Anda membuat kontak customer tersebut.
Data nomor dan nama profil WhatsApp customer secara otomatis tersimpan ke dalam daftar kontak ketika mereka menginisiasi percakapan dan data kontak customer tersebut belum pernah tersimpan di database kontak.
Anda dapat menambahkan kontak baru secara manual dengan fitur new contact. Anda dapat menambahkan informasi seperti, nama customer, label customer, Channel kontak, nomor kontak, dan data lainnya.
Berikut data-data yang dapat Anda temui dalam kontak customer dan penjelasannya:
Full Name. Untuk mempermudah Anda dalam mengidentifikasi kepemilikan kontak, Anda dapat menambahkan nama customer pada kolom Name. Nama ini Akan muncul pada daftar percakapan di menu Chat.
Nickname. Selain menambahkan nama customer, Anda juga dapat menambahkan nama panggilan untuk customer Anda agar lebih memudahkan Anda dalam mengidentifikasikan kontak customer.
Label. Label akan sangat berfungsi apabila Anda ingin menandai kontak customer. Selain untuk menandai kontak, label dapat Anda gunakan di dalam fitur Filter, yang akan memudahkan Anda dalam melakukan penyaringan yang lebih dinamis. Untuk membuat label baru, dapat ditemui di halaman Chat bagian Label.
Channel. Channel merupakan kanal media sosial yang customer Anda gunakan ketika menghubungi Anda. Channel media sosial yang bisa Anda simpan dalam fitur kontak yaitu, WhatsApp, Telegram dan Facebook Messenger. Anda dapat menyimpan lebih dari satu channel.
WhatsApp Number. Anda dapat menyimpan nomor WhatsApp customer Anda di dalam kolom ini. Anda dapat mengosongi kolom ini apabila channel yang digunakan oleh customer Anda bukan WhatsApp. Jika Anda mengisi kolom ini dan juga kolom dari jenis channel lain yang Anda pilih, maka kedua data akan tersimpan.
Email. Anda dapat menambahkan alamat email dari customer Anda, untuk mempermudah Anda dalam melakukan pengolahan data yang diperlukan.
Company. Anda dapat menambahkan informasi bisnis yang dimiliki oleh customer Anda pada kolom ini.
Address dan City. Anda dapat menambahkan informasi lokasi customer Anda pada kolom Address (untuk alamat) dan City (untuk nama kota).
Notes. Anda dapat menambahkan catatan untuk customer Anda pada kolom Notes. Catatan ini dapat memudahkan Anda dalam mengidentifikasi customer dengan teks yang lebih panjang dibandingkan menggunakan Label.
Anda dapat mengubah data kontak customer, dengan cara mengakses detail informasi kontak customer tersebut, lalu ubah data sesuai kebutuhan Anda. Setelah Anda selesai melakukan perubahan Anda dapat menemukan tombol Save pada bagian bawah pop-up detail kontak.
Anda dapat menghapus kontak yang telah tersimpan dengan cara mencentang checkbox di sebelah nama kontak. Tombol delete contact akan muncul setelah Anda memilih kontak yang ingin Anda hapus, tombol dapat Anda temukan di sebelah kanan tombol New Contact dengan icon trash bin.
Untuk mempermudah Anda dalam melakukan penyaringan dan pencarian data kontak, terdapat beberapa fitur penyaringan yang dapat Anda gunakan.
Anda dapat melakukan penyaringan berdasarkan label pada kontak. Pilih salah satu label yang ingin Anda cari, label yang Anda cari akan ditampilkan dalam tabel.
Anda dapat menyaring data contact berdasarkan statusnya:
WhatsApp: akan menyaring data dengan channel WhatsApp.
Facebook Messenger: akan menyaring data dengan channel Facebook Messenger.
Telegram: akan menyaring data dengan channel Telegram.
Selain melakukan penyaringan, Anda dapat pula melakukan pencarian berdasarkan Nama dari customer.
Anda juga dapat melakukan kombinasi antara penyaringan dan pencarian, untuk mempermudah Anda dalam mencari data yang Anda inginkan.
Untuk menghapus pengaturan filter yang sudah Anda pilih sebelumnya, Anda dapat menekan tombol Reset.
Bisnis dapat menambahkan data kontak yang telah dimilikinya ke dalam platform Maxchat menggunakan fitur Import yang ada di menu Contact.
Bisnis dapat mengunduh contoh berkas data kontak dalam format .csv untuk kemudian disesuaikan kembali dengan data kontak yang telah dimiliki oleh Bisnis. Berikut ini adalah contoh berkas yang telah diunduh.
Berkas csv tersebut kemudian dapat diimport ke Excel ataupun Spreadsheet untuk kemudian disesuaikan. Penting untuk mengubah format cell dari kolom C2 dan seterusnya menjadi "Number", selain itu penulisan nomor WhatsApp juga harus diawali dengan kode negara.
Ketika berkas sudah siap diimport maka dapat diunggah kembali melalui halaman import kontak.
Ketika berkas sudah diunggah, bisnis dapat memilih data kontak yang sudah ditambahkan ke dalam berkas import untuk kemudian ditambahkan juga ke dalam daftar Contact Group yang telah dibuat sebelumnya. Sehingga ketika data berhasil diimport, maka data kontak tersebut akan muncul di halaman Contact dan dikelompokkan ke dalam Group yang dipilih.
Bisnis juga dapat mengunduh data kontak yang ada di platform Maxchat menggunakan fitur Export yang ada di menu Contact.
Ketika export kontak dilakukan maka proses selanjutnya akan mengunduh data kontak tersebut menjadi berkas dengan format .csv.
